Qué hacer cuando llega una denuncia anónima: primeros pasos

Tarde o temprano llega: una notificación te avisa de que hay una comunicación nueva en tu canal, y al abrirla ves que el informante ha elegido no identificarse. Esto es lo que tienes que hacer, en orden, sin perder de vista los plazos legales.

Primer paso: leerla con calma, no reaccionar en caliente

Antes de nada, lee la comunicación completa sin sacar conclusiones precipitadas. El objetivo de esta primera lectura es entender qué se está comunicando y si entra dentro del ámbito del canal (infracciones normativas graves, no cualquier queja o conflicto personal).

En un plazo de 7 días naturales: el acuse de recibo

La ley te obliga a confirmar al informante que su comunicación se ha recibido, en un máximo de 7 días naturales. Si la comunicación es anónima, esto se hace a través del propio sistema —con el código de seguimiento que el informante ya tiene— no por correo ni por ningún canal que pudiera identificarle.

Evalúa si hay que admitirla a trámite

No toda comunicación que llega tiene que abrir una investigación formal. Valora si:

• Los hechos descritos, de ser ciertos, constituirían una infracción normativa grave o muy grave.
• Hay información suficiente para investigar, o hace falta pedir más detalles al informante (recuerda: puedes hacerlo sin comprometer su anonimato, a través del sistema de código y clave).
• El asunto entra dentro del ámbito de tu Sistema interno de información, o corresponde derivarlo a otro cauce (por ejemplo, un conflicto laboral sin trascendencia normativa).

Restringe el acceso desde el primer momento

Solo el Responsable del Sistema —y quien él mismo autorice de forma justificada— debe tener acceso al contenido de la comunicación. No la reenvíes por correo interno, no la comentes en una reunión de equipo. La confidencialidad se protege desde el primer minuto, no solo al final.

Empieza a contar el plazo de investigación: 3 meses

Desde que se admite la comunicación, tienes un máximo de 3 meses para investigar y responder (prorrogable en casos especialmente complejos). Documenta cada paso: qué has revisado, con quién has hablado, qué conclusiones sacas — todo eso alimenta el libro-registro y te protege si alguna vez tienes que justificar cómo se gestionó el caso.

Si necesitas más información del informante

Usa el código y la clave de seguimiento para pedirle aclaraciones. Es habitual que la primera comunicación esté incompleta —fechas imprecisas, nombres a medias— y el sistema está pensado precisamente para poder completar esa información sin romper el anonimato.

Al finalizar: comunica el resultado

Informa al informante del resultado de la investigación, dentro del plazo, a través del mismo canal. Si decides archivar el caso, deja constancia del motivo — un archivo sin justificación documentada es tan problemático como no investigar en absoluto.

Lo que nunca debes hacer

• Intentar averiguar quién es el informante por tu cuenta (revisar accesos, preguntar "quién sabe algo de esto"...).
• Comentar el caso con nadie que no esté autorizado a conocerlo.
• Tomar ninguna decisión sobre personas mencionadas en la denuncia sin una investigación mínima —eso es exactamente lo que puede constituir una represalia si se hace mal.