El libro-registro: qué es y cómo llevarlo correctamente

Si alguna vez os inspeccionan el canal de denuncias, lo primero que os van a pedir no es "enséñame una denuncia" — es "enséñame el libro-registro". Es la pieza que demuestra que el canal funciona de verdad, no solo que existe.

¿Qué es exactamente?

El libro-registro es el histórico de toda la actividad del canal: cada comunicación recibida, cada cambio de estado, cada acceso a un expediente, con fecha y quién lo hizo. La Ley 2/2023 lo exige como garantía de trazabilidad — no basta con haber gestionado bien una denuncia, hay que poder demostrarlo después.

¿Qué debe incluir cada entrada?

• Fecha y hora de recepción de la comunicación.
• Categoría de la infracción comunicada.
• Fecha del acuse de recibo (recuerda: máximo 7 días naturales).
• Cada cambio de estado del expediente (admitida, en investigación, finalizada, archivada) con fecha y autor.
• Registro de accesos: quién ha consultado el expediente y cuándo.
• Resultado final y, en su caso, motivo de archivo.

Lo que no debe figurar de forma expuesta es la identidad del informante, si eligió el anonimato — el libro-registro documenta la gestión, no compromete la confidencialidad que la ley protege.

¿Por qué es lo primero que se revisa?

Porque responde a la pregunta que de verdad le importa a una autoridad de control: no "¿tenéis canal?", sino "¿lo usáis de verdad, con los plazos que exige la ley?". Un canal técnicamente activo pero sin libro-registro completo, o con lagunas, es indistinguible de un canal que no se gestiona.

¿Cuánto tiempo hay que conservarlo?

Los datos personales del expediente se suprimen a los tres meses de finalizar la investigación, salvo que deban conservarse para un procedimiento judicial o una investigación en curso. El libro-registro, en su vertiente de trazabilidad de la gestión (sin datos personales), suele conservarse durante más tiempo como evidencia de cumplimiento.

El error más habitual

Llevarlo "a mano" en un Excel o un cuaderno aparte del propio canal — con el riesgo real de que se desactualice, se pierda, o simplemente no refleje con precisión los plazos reales de cada expediente. Lo razonable es que el propio sistema que gestiona las denuncias genere el libro-registro automáticamente, expediente a expediente, sin depender de que alguien se acuerde de anotarlo.

Cómo lo resuelve 1r9

Cada acción sobre un expediente —recepción, acuse, cambios de estado, accesos— queda registrada automáticamente. El libro-registro completo se puede descargar en CSV en cualquier momento desde el panel, listo para enseñar si alguna vez hace falta.